Методические материалы → Офлайн-ритейл

Идеи для малого бизнеса

Правила деловой переписки

Одной из гарантий успешного сотрудничества между партнёрами является правильно налаженная переписка. К сожалению, иногда неграмотно написанное послание может создать у адресата искажённое представление о том, кто его прислал. Существуют основные правила деловой переписки, которые помогают справиться с подобными проблемами.

 Соблюдайте этикет деловой переписки

Каждый, кто собирается писать письмо делового характера, обязательно должен помнить о неукоснительном правиле. Оно гласит, что сообщение должно быть вежливым и тактичным, даже если в нём высказываются какие-нибудь претензии или недовольство. Если письмо является ответом на чью-то просьбу и содержит отказ, нельзя сразу же с первых строк сообщать адресату об этом. Для начала следует объяснить причину такого решения и лишь затем в мягкой форме сообщить об отказе. Всегда надо помнить, что даже если корреспонденция адресована подчинённому, обращение на "ты" является неуместным и унизительным для адресата. Стоит также помнить, что официальная корреспонденция - это не место для выражения обуревающих чувств. Излишняя эмоциональность, по этикету, совсем ни к чему. Во многом подобное поведение даже больше показывает слабость отправителя, что совершенно ни к чему ни одному руководителю. В письме всегда должны соблюдаться языковые нормы. Этикетом деловой переписки запрещается использование фраз, навязывающих свою волю адресату, намекающих на его некомпетентность и невнимательность.  Несколько слов о фразах деловой переписки Конечно, наш "великий, могучий и свободный русский язык" обладает огромным лексическим запасом, бессчётным числом метафор и сравнений, но для официального письма это лишние украшения. Взаимодействие между организациями обусловлено достаточно точными представлениями о том, как следует выстроить общение с партнерами. Существует целый набор стандартных фраз, которые позволяют максимально конкретизировать содержание. Для каждого вида корреспонденции используются свои фразы деловой переписки. Вот несколько примеров подобных фраз. Объяснение:

  • В связи с отсутствием финансовой помощи...
  • В связи с непростой финансовой ситуацией...
  • В порядке проведения совместной работы... и др.

Просьба:

  • Прошу принять к сведению...
  • Прошу довести до сведения...
  • Прошу ликвидировать задолженность... и др.

Сопровождение:

  • Направляем информацию...
  • Возвращаем справочные материалы...
  • Высылаем подписанный с нашей стороны договор... и т. п.

Подтверждение:

  • Подтверждаем...
  • С благодарностью подтверждаем... и т. д.

 Основные правила деловой переписки 1. Соблюдение формальной стороны написания текста: a) Письмо должно иметь простую структуру. b) Объём не более 1,5 страниц печатного текста, шрифт Times New Roman 12, поля с двух сторон. c) Аккуратное оформление, указание контактной информации об отправляющей стороне, реквизиты и логотип компании. d) Письмо должно иметь регистрационный номер. 2. Содержаться в письме должна только конкретная информация. 3. Использование стандартных формулировок. 4. Соблюдение этикета и правил деловой переписки. Следование вышеуказанным правилам всегда подчеркивает профессионализм вашей стороны. В глазах ваших партнеров вы всегда будете выглядеть человеком грамотным, тактичным и компетентным в профессиональных вопросах.

Похожие статьи:
Автор: Игорь Назаров

Подписаться на новости

Читайте также

2 декабря / Комментарии

8 полезных сервисов для организации сезонной торговли зимой

Начинающийся зимний сезон постоянно наталкивает на бизнес-идеи — ведь зимой мы покупаем новогодние подарки и гуляем по рождественским ярмаркам, но многие отказываются от реализации сезонных бизнес-идей, опасаясь организационных трудностей. Именно в таких случаях на помощь могут прийти давно существующие специализированные сервисы, призванные помочь начинающему предпринимателю поставить дело без лишних затрат и избавляющие от значительной части организационной рутины.

далее →

28 апреля / Комментарии

Бегом марш! Доставка пиццы бегунами

Лондонская пиццерия Sodo провела интересную акцию, в рамках которой доставка пиццы осуществлялась не машинами, не курьерами на мотороллерах, а бегунами. По мнению авторов идеи (агентство TBWA London), помимо экологичности, такой способ доставки способствует отказу получателей пиццы от чрезмерного употребления. Эдакая приправа в виде «чувства вины».

далее →

20 апреля / Комментарии

Roofstock: первый маркетплейс недвижимости, гарантированно приносящей доход

Покупка недвижимости – традиционный для наших широт способ сбережения накоплений и защиты их от всепожирающей инфляции. В общем-то, смысл в этом был, есть и, скорее всего, будет. Различные аналитики сегодня говорят, что с точки зрения сохранения денег, покупка недвижимости – не лучший выбор, но народ знает лучше, недвижка остаётся популярным предметом инвестиций. Покупают, впрочем, всё больше новое жильё. А что, если вложить деньги в недвижимость, которая сразу будет приносить доход?

далее →

29 февраля / Комментарии

HoReCa и магазин «товары для дома» в одном флаконе: ресторан, в котором продаётся всё

Если вы хотя бы с некоторой периодичностью посещаете рестораны и кафе, наверняка в том или ином заведении вам понравились столовые приборы, стулья, столы, декор на стенах и т. п. Вплоть до возникновения желания приобрести такие же вещи в свой обиход. В большинстве случаев, такое желание не находит реализации. Более активные потребители делают фотографии понравившихся вещей и ищут их потом в магазинах, спрашивают официантов/администратора о том, где были куплены интересующие их предметы, даже предлагают за них деньги и иногда получают желаемое. А что, если официально заявить о возможности купить в ресторане всё, что пожелаешь, а не только еду?

далее →

24 февраля / Комментарии

УТП: товары, которые служат долго

Конечно, нельзя говорить о том, что сегодня мы имеем ситуацию тотального перепроизводства и изобилия. Ресурсы – все без исключения, вероятно, – распределены по планете крайне неравномерно, и речь не только о природных богатствах, но и о производимых людьми товарах и услугах. Тем не менее, для многих потребителей уже очевиден тот факт, что производители намеренно задают своим товарам некий срок службы, причём далеко не всегда этот срок настолько продолжителен, насколько нам хотелось бы. Бытовая техника и электроника, автомобили, наверное, являются самыми показательными примерами этой практики. На рынке осталось не так много брендов, товары под которыми служат действительно долго. А дефицит – отличная основа для уникального торгового предложения. Так что реализации магазина, основанного на таком УТП, вероятно, следовало ожидать.

далее →

X
Нажмите «Нравится»,
чтобы читать Shopolog.ru в Facebook