Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Систематизация процессов в бизнесе очень важная задача. Всё может пойти наперекосяк если нет чёткого плана действий и его визуального представления. Сегодня рассказ о нововведении одной компании, которое сделало работу по сделкам прозрачной и украсило скучную стену. Берём на заметку и внедряем!

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Предпосылки

Перед тем, как проект берется в работу, он проходит через «переговорные» этапы: брифование, обсуждение бюджета и т.п. Всем этим занимается аккаунт-менеджер. У нас два аккаунта и на каждом одновременно «висит» по нескольку десятков проектов.

Владимир Завертайлов: Все проекты ведутся в CRM, но там все крайне непрозрачно и пользоваться им для планирования аккаунт-менеджеров — ужасно неудобно. А разрабатывать софт, заточенный под наши процессы — долго. Поэтому для начала мы сделали вот такой «бумажный прототип».

Суть

Прямо за спинами наших аккаунт-менеджеров есть доска (по сути канбан). На доске две главных колонки: «Новые» и «В работе». Еще есть три блока с вот такими иконками-статусами:

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Символизируют они «проект удачно продвигается дальше», «проект заморожен», «проект гарантированно не состоится».

Еще есть правая часть доски с планом личных встреч с клиентами, но о ней позже.

За 12 минут до. Клиент обращается в студию. Вместе с аккаунтом они беседуют о проекте и его целях, и уже 12 минут спустя аккаунт может назвать клиенту ориентировочную «вилку» стоимости. Если бюджет устраивает клиента, на него «заводится» вот такая карточка:

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Если коротко

Карточки меняют статусы, движутся по доске слева направо —«новые задачи», затем «переговоры», затем один из трех вариантов, о которых ниже.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

В идеале каждая карточка должна перейти в Transition (проект передан в работу). В худшем сценарии карточка попадает в «несостоявшиеся проекты». Статус Hold («заморожены», «на паузе») — для проектов, судьба которых пока не ясна.

Доска ежедневно обновляется, конечно же.

Если подробно

1 этап. Клиента устраивает наше предложение. Аккаунт-менеджер назначает дату и время следующего разговора, начинает готовить коммерческое предложение и параллельно заводит новую карточку. В нее на данном этапе можно вписать дату запланированного разговора и поставить галку в поле «вилка подошла».

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

2 этап. Аккаунт-менеджер отправляет подготовленное коммерческое предложение, где в том числе приводит более детальную смету, чем при первом контакте. В поле «смета отправлена» ставится еще одна галка. Совсем хорошо — если у аккаунта получается подружиться с клиентом в социальных сетях, а абсолютный вин — это когда клиент соглашается на личную встречу. По одной галке в карточке, соответственно.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

3 этап. Когда клиент ознакомился с коммерческим предложением и оценкой, и его все устраивает — карточку можно переносить из «новых» в «переговоры». Готово!

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

4 этап. После того, как переговоры по проекту состоялись, в идеале заключается договор на разработку. Но иногда для договора нужна более детальная оценка (технически сложный или инновационный проект) — тогда он передается руководителю проектов. В обоих случаях карточка приобретает статус Transition («передана в работу»). Если что-то пошло не так, скажем, у клиента финансовые трудности, либо он все еще выбирает подрядчика, карточка получает статус Hold («заморожена») или попадает в несостоявшиеся проекты. По обстоятельствам.

Доска сделок и преимущества, которые мы в ней нашли

Инструмент планирования

Утренние планерки по сделкам проводятся прямо у доски, директором и аккаунтами. На выяснение статусов сделок экономится куча времени.

100% визуальность

У сделок нет шансов «потеряться», а у клиентов — остатьcя без внимания аккаунт-менеджера (у которого, на минутку, мозг порой разрывается между сотней задач).

Органайзер для аккаунта

По любой из сделок можно выяснить ее текущее состояние, вспомнить запланированные дела по каждой, понять общую картину. Буквально с первого взгляда, да

Инструмент для краткосрочных прогнозов

На каждой карточке есть цветная кнопка. Зеленая означает «сделка состоится почти наверняка». Желтая значит «клиент размышляет и выбирает». Красная — «сделка с большой вероятностью не состоится». Окинув взглядом доску, можно понять, сколько примерно проектов назревает и предварительно зарезервировать ресурсы на разработку.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Интегрированный планировщик встреч

В правой части доски находится график личных встреч с клиентами — он заполняется в течение двух недель работы. Для нас это удобно потому, что большая часть клиентов — в Москве, и руководитель бывает там примерно раз в две недели. Итого на момент московской «командировки» у него на руках есть 2 полностью распланированных дня встреч.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Валерия, аккаунт-менеджер: Началось все со страха — в один чудесный понедельник на планерке мы просидели около часа, Владимир нервничал, не понимая, когда заявка пришла и какой у нее статус сейчас. Ему было страшно планировать, мне — планироваться. Представляете, 83 лида. Каждый открыть, обсудить, проставить статус, закрыть, запланировать следующий шаг в календарь. Решили в срочном порядке упрощать эту процедуру и визуализировать весь наш входящий поток. Вот так чтобы — раз, посмотрел на доску и сразу понял, что к чему. Что получили в итоге? Время сократилось до 15-30 минут (зависит от количества лидов на настоящий момент), быстрый и простой контроль заявок. В сто раз удобнее и проще встать, передвинуть карточку в следующий столбец, чем редактировать данные в CRM.
Автор: Игорь Назаров

Подписаться на новости

Читайте также

31 октября / Комментарии

Создание эффективной маркетинговой команды в e-commerce

Как известно в успехе бизнеса весьма значительную роль играет маркетинг. В этом материале практики e-commerce делятся своим рекомендациями и опытом по созданию команды, которая обеспечивает эффективный маркетинг.

далее →

14 сентября / Комментарии

Каких специалистов не хватает рынку e-commerce?

Развитие рынка e-commerce требует квалифицированных кадров. SHOPOLOG провел опрос, чтобы выяснить – каких же специалистов не хватает. И вот что говорят эксперты и участники рынка

далее →

Чем запомнится ECOM Expo`16

25-26 мая в Москве в пятый раз прошла крупнейшая в России и Восточной Европе выставка технологий для e-commerce -  ECOM Expo`16. Свои сервисы для интернет-магазинов под крышей двух смежных павильонов КВЦ "Сокольники" представили более 200 экспонентов, среди которых - Сбербанк, 1C, "Яндекс.Маркет" и многие другие. Выставку посетили за два дня более 6 тысяч владельцев интернет-магазинов и специалистов в области интернет-торговли.

далее →

Мошенники в сети: как распознать фальшивый интернет-магазин

Сегодня мошенничество является самым распространённым преступлением в интернете. Заманивая клиентов, некоторые интернет-магазины делают виртуальными не только витрины, но и цены, а порой и сами товары! В связи с этим, проблема быть обманутым, весьма актуальна для каждого из нас. Итак, давайте разберёмся, как проверить интернет-магазин на подлинность и вовремя распознать мошенников.

далее →

11 февраля / Комментарии

ТОП 30 публикаций за 2015 год

За 2015 год в нашем издании было опубликовано более 500 статей на совершенно разные тематики: от сугубо отраслевых, до тем касающихся общих аспектов ведения бизнеса. На самом деле выбрать и выделить из них наиболее лучшие сложно, поскольку каждая несёт ценность для своего читателя, но мы все же постарались.

далее →

X
Нажмите «Нравится»,
чтобы читать Shopolog.ru в Facebook