Виртуальная АТС. Все, что вы хотели знать, но боялись спросить

О современной виртуальной связи и виртуальных АТС, пожалуй, не слышал только ленивый. На всякий случай напомним, что это многоканальный номер без привязки к фактическому месту расположения офиса и установки дополнительного оборудования. Все, что нужно для принятия звонков, это номер телефона и доступ в Интернет.

Сегодня мы поговорим о том, как происходит установка виртуальной АТС, а также обсудим самые распространенные ошибки при ее подключении.

Базовая схема (отложим в сторону аспект согласования договора) подключения ВАТС выглядит следующим способом:

1. Вы покупаете многоканальный виртуальный номер.

2. Специалисты подключают его.

3. Вам предоставляется доступ к личному кабинету, в котором совместно с менеджером активируются все необходимые функции АТС. При желании их можно настроить самостоятельно.

Какие бывают ошибки

Один из самых сложных моментов установки — это настройка. Поскольку в АТС обычно входит несколько решений (например, обработка сценариев звонка, запись голосового сообщения, переадресация звонка, составление графика работы отдела), основные ошибки чаще всего связаны как раз с ними.

Приведем 3 самые распространенные ошибки в настройке ВАТС:

1. Забыли добавить номера телефонов в книгу контактов или сценарий.

Если вы услышите от менеджера вопрос “А почему мой телефон молчит?”, будьте уверены, на него не настроена переадресация. Если вы сами задаетесь таким вопросом, тщательно проверьте корректность написания номера и его наличие в сценарии обработки вызовов. Скорее всего, его там нет или он указан неверно.

2.Не указаны добавочные номера.

Это те номера, которые надо указывать после звукового сигнала. И это еще один способ “выключить” телефон целого отдела или конкретного сотрудника.

Чтобы не сокрушаться потом, почему поступает так мало звонков от клиентов, зайдите в личный кабинет и проверьте корректность написания номера или же обратитесь к своему персональному менеджеру провайдера АТС. В UIS такой менеджер закрепляется за каждым клиентом после его активации профиля. В личном кабинете можно узнать его контакты.

3. Выбрано слишком маленькое или большое время ожидания звонка.

Если в личном кабинете указано маленькое время ожидания ответа, то отдел в буквальном смысле “сгорит” — будет поступать слишком много звонков, которые менеджеры не успеют обработать должным образом.

Если указано большое время ожидания звонка (например, больше 5 минут), заказчику просто надоест висеть на телефоне, и он, долго не задумываясь, повесит трубку. По сути, это означает срыв потенциальной продажи.

К сожалению, здесь нет точного ответа, какое время следует выбрать: все зависит от размеров компании и количества звонков в день. Но в любом случае не устанавливайте критические границы: меньше 5 секунд и более 5 минут.

Почему виртуальная телефония?

По данным Enterprise Cloud Report за 2013 год, компании все чаще переходят в “облака”. Почему? Все чаще и чаще появляется необходимость в хранилище данных, также увеличилась нагрузка на вычислительные мощности, но и не только:

1. Это дешево. Компания не только экономит на покупке и обслуживании оборудования (в виртуальной АТС такого оборудования просто нет), но и на самой связи. Все звонки внутри компании являются бесплатными, и это не только звонки в офисе, но и между филиалами или удаленными сотрудниками, которые запросто могут находиться в разных городах. Стоимость на мобильную связь можно также существенно сократить, подключив специальную услугу, где все входящие звонки будут бесплатно переадресовываться на мобильные сотрудников. У UIS эта услуга называется “Мобильный офис”.

2. Это безопасно. А не передадутся ли мои данные кому-нибудь? Нет, тем более телекоммуникационной компании, установившей ВАТС. Практически все провайдеры используют для этого шифрование трафика и кодирование информации. Есть у “облачных” провайдеров и специальные методы защиты, например, многие мониторят трафик, чтобы избежать одной из самых распространенных атак на систему — кражу трафика.

3. Это повышает эффективность телефонных переговоров. Переадресацию звонков можно настроить на любой отдел или сотрудника и даже на любой телефон: стационарный, мобильный, SIP. Перевод звонков снизит их потерю, настройка очереди звонков исключит возможность услышать “занято”. Запись голосового меню укажет, к кому можно обратиться и какой добавочный нажать. Тех, кому необходимо отправить факс, можно перенаправить на виртуальный факс. Сюда же можно настроить перевод спамных звонков — тех, которые непрерывно звонят с одного и того же номера.

4. Это интеграция с другими системами. На 2014 год это один из основных параметров подбора виртуальной АТС. Сервис номер один для любой коммерческой компании — это CRM. Интеграция виртуальной АТС с нею дает доступ ко всей информации о клиентах без выхода или открытия другого сервиса.

5.Это усиливает доверие к компании. Виртуальный номер с простыми или повторяющимися цифрами намного легче запомнить. Думаете, это неважно? Служба поддержки клиентов или техподдержка интернет-магазина с вами бы не согласилась. Здесь каждая секунда имеет для клиента значение. Специально для таких случаев можно установить бесплатный номер 8-800 для экстренных звонков. Его стоимость зависит от выбранного тарифа, но обычно не превышает 2900 рублей в месяц.

Как видите, виртуальная телефония имеет много преимуществ по сравнению с обычной или офисным “железом”. Фактически она подходит для компаний или интернет-магазинов любых размеров, ведь телефонизировать можно не только несколько филиалов, но и небольшой магазинчик с одним сотрудником, который просто стремится повысить качество связи и обработку звонков своих покупателей.

А чтобы окончательно развеять сомнения относительно стоимости виртуальной АТС, заходите на сайт UIS и до 25 апреля подключайте любой номер в коде 495, 499 или 812 за 1 рубль.