Правила деловой переписки
Одной из гарантий успешного сотрудничества между партнёрами является правильно налаженная переписка. К сожалению, иногда неграмотно написанное послание может создать у адресата искажённое представление о том, кто его прислал. Существуют основные правила деловой переписки, которые помогают справиться с подобными проблемами.
Соблюдайте этикет деловой переписки
Каждый, кто собирается писать письмо делового характера, обязательно должен помнить о неукоснительном правиле. Оно гласит, что сообщение должно быть вежливым и тактичным, даже если в нём высказываются какие-нибудь претензии или недовольство. Если письмо является ответом на чью-то просьбу и содержит отказ, нельзя сразу же с первых строк сообщать адресату об этом. Для начала следует объяснить причину такого решения и лишь затем в мягкой форме сообщить об отказе. Всегда надо помнить, что даже если корреспонденция адресована подчинённому, обращение на "ты" является неуместным и унизительным для адресата. Стоит также помнить, что официальная корреспонденция - это не место для выражения обуревающих чувств. Излишняя эмоциональность, по этикету, совсем ни к чему. Во многом подобное поведение даже больше показывает слабость отправителя, что совершенно ни к чему ни одному руководителю. В письме всегда должны соблюдаться языковые нормы. Этикетом деловой переписки запрещается использование фраз, навязывающих свою волю адресату, намекающих на его некомпетентность и невнимательность. Несколько слов о фразах деловой переписки Конечно, наш "великий, могучий и свободный русский язык" обладает огромным лексическим запасом, бессчётным числом метафор (организация признана экстремистской, деятельность на территории РФ запрещена) и сравнений, но для официального письма это лишние украшения. Взаимодействие между организациями обусловлено достаточно точными представлениями о том, как следует выстроить общение с партнерами. Существует целый набор стандартных фраз, которые позволяют максимально конкретизировать содержание. Для каждого вида корреспонденции используются свои фразы деловой переписки. Вот несколько примеров подобных фраз. Объяснение:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...
- В связи с непростой финансовой ситуацией...
- В порядке проведения совместной работы... и др.
Просьба:
- Прошу принять к сведению...
- Прошу довести до сведения...
- Прошу ликвидировать задолженность... и др.
Сопровождение:
- Направляем информацию...
- Возвращаем справочные материалы...
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор... и т. п.
Подтверждение:
- Подтверждаем...
- С благодарностью подтверждаем... и т. д.
Основные правила деловой переписки 1. Соблюдение формальной стороны написания текста: a) Письмо должно иметь простую структуру. b) Объём не более 1,5 страниц печатного текста, шрифт Times New Roman 12, поля с двух сторон. c) Аккуратное оформление, указание контактной информации об отправляющей стороне, реквизиты и логотип компании. d) Письмо должно иметь регистрационный номер. 2. Содержаться в письме должна только конкретная информация. 3. Использование стандартных формулировок. 4. Соблюдение этикета и правил деловой переписки. Следование вышеуказанным правилам всегда подчеркивает профессионализм вашей стороны. В глазах ваших партнеров вы всегда будете выглядеть человеком грамотным, тактичным и компетентным в профессиональных вопросах.
Похожие статьи:
- ASM – комплексная crm система для автоматизации бизнеса
- Как вести себя на переговорах
- Харизма личности в бизнесе - миф или реальность?
- Управление личной эффективностью
- Как построить прибыльный бизнес
- Делегирование полномочий в организации
- Реальные бизнес идеи
- Развитие личностных качеств
- Получить потребительский кредит
- Управление развитием компании
- Оценка эффективности работы персонала
- Управление мотивацией персонала
- Имидж руководителя и его роль в деловом общении