Какую систему лучше выбрать для учета товаров и услуг?

Допустим, вы небольшой магазин или сервис, вы чем-то торгуете или оказываете услуги в офлайне и планируете расширять продажи и привлекать клиентов из интернета. В этой ситуации вам нужна удобная, недорогая, современная система учета, которая «знает» все нюансы закона, адаптивна к отраслевым требованиям и сможет подстроиться без внедрения дополнительной функциональности под ваши стратегические приоритеты.

Минимальный набор — это выручка, товарные остатки, популярные товары. Максимальный (плюс к минимальному) — программа лояльности, персональные предложения и скидки, анализ популярных категорий, прогнозы продаж, связь с поставщиками. Современному управляющему розничной точки любого масштаба нужно, как минимум, вести учет и отправлять владельцу магазина оперативную информацию о том, какие товары лучше/хуже всего продаются. Он должен также иметь возможность быстро реагировать на спрос, менять ассортимент и избавляться от неликвида, формировать какие-то акции и спецпредложения.

Сейчас на рынке представлено множество учетных систем разных вендоров, которые, на первый взгляд, мало чем отличаются друг от друга. Но прежде, чем выбирать, какому производителю отдать предпочтение, нужно определиться с тем, каким образом вы будете подключать ПО — внедрять коробочное решение или пользоваться облачной системой? Это принципиально важный вопрос, так как у обоих решений есть свои плюсы и минусы

Коробочное решение — это дорогое внедрение и недешевое обслуживание, которое требует постоянных затрат на обновления и доработку. Но все данные хранятся у вас на локальном сервере. Для кого-то это принципиальный вопрос.

Если вы выбираете облако, вы экономите существенную сумму и время: вам не нужно оплачивать покупку и внедрение. Цена вопроса — стоимость лицензий и небольшая ежемесячная плата за поддержку. При этом все обновления бесплатны и работоспособность оборудования — не ваша забота. Но — все ваши данные при этом храниться на внешнем сервере, не под рукой.

Если у вас нет предвзятого отношения к облаку, безусловно, для небольших ритейлеров этот вариант намного целесообразнее. Он не ложится тяжким грузом на бюджет и позволяет спокойно пускать средства в оборот и дальнейшее развитие.

На что нужно обратить внимание кроме цены, какие параметры стоит учитывать при выборе платформы?

Надежность. Не все производители систем, предоставляющие возможность подключить их через облако, используют резервные сервера, горячие замены, круглосуточную поддержку. Например, наличие круглосуточного колл-центра далеко не всегда означает, что сама система поддерживается 24/7. В идеальном варианте при падении одного дата-центра платформа автоматически разворачивается на резервных серверах в другом, в том числе, в дата-центре в другой стране. Такая возможность помогает избежать локальных рисков и обеспечивают работу системы 24/7. Все эти нюансы необходимо выяснять на стадии заключения договора и оговаривать условия хранения данных с поставщиком.

Омниканальность. Это мегаважное изобретения нашего века. Смысл этого термина в возможности купить товар там, где удобно клиенту: хочет прийти ножками в магазин — пожалуйста, хочет сделать заказ через интернет — не вопрос, хочет купить шоколадку или кофе в вендинговом аппарате — тоже можно. То есть, по сути это мультиканальная система продаж. Бизнес, со своей стороны, должен не просто обеспечить покупателю такую возможность (подключить торговый- интернет-эквайринг и т.д.), но и четко знать, через какой канал клиент смотрел /интересовался/заказал/оплатил. Это позволит анализировать эффективность тех или иных каналов продаж.

Омниканальность обеспечивает также автоматическое изменение параметров во всей системе. Представьте, что у вас офлайн магазин, онлайн-продажи, два лэндинга, рекламный канал, выездная торговля и что-то еще, настал сезон распродаж, и у вас поменялась цена на товар. Если вы делаете изменение в одном разделе (например, меняете цену или размер скидки на какой-то товар), благодаря оминиканальности эти правки должны автоматически отразиться во всех интерфейсах. Казалось бы, очевидная вещь, но далеко не все представленные на рынке системы поддерживают эту функцию, а значит вносить изменения придется руками.

Кросс-платформенность и легкость миграции. Достаточно часто поставщики систем учета «привязывают» систему учета к собственному оборудованию, иначе говоря, приобретаемое ПО может работать только с каким-то одним видом «железа». Некоторые производители специально дают низкие цены на старте, чтобы потом заработать на оборудовании, с которого вы не сможете «соскочить». А вдруг вас что-то не устроит? Например, сама система или поддерживающее ее оборудование, или вы захотите что-то заменить, или подключить новое? Важно, чтобы система учета не была привязана к какой-либо одной операционной системе и определенному оборудованию, иначе вы будете жестко ограничены в выборе и сложностей и лишних трат при замене или миграции не избежать. Приобретая ПО, нужно также понимать, сколько усилий и денег вам придется потратить в случае перехода на другую систему, насколько свободно вы сможете «мигрировать» — вытащить все данные и перенести их в другую систему. Обязательно поинтересуйтесь у поставщика, разрешает или нет предлагаемая вам система делать выгрузку.

Уровень цифровизации. Этот критерий определяет, сколько процессов и функций поддерживает системы учета в электронном виде. Автоматизацию каких функций можно выполнить в момент покупки? Возможно ли, например, сделать импорт-экспорта каталог и подключить историю заказов? Для этого понадобится всего лишь загрузить файл или заводить все данные вручную? Чем выше уровень цифровизации, тем меньше вам придется работать руками, например, вести журнал продаж и журнал кассира.

От «продвинутости» системы в этом вопросе зависит и качество «дружбы» с клиентами, скорость вашей реакции на отзывы и жалобы, а значит и уровень лояльности покупателей. Например, клиент купил товар, оставил отзыв, и вы должны мгновенно: а) об этом узнать, б) дать обратную связь в) при необходимости как-то отреагировать (причем желательно без вашего участия, то есть, система должна это сделать сама, автоматически).

Отраслевая «заточенность». Важно выбирать систему, которая учитывает специфику вашего бизнеса. Например, одни мои знакомые, владея сетью магазинов экологического питания, поставили себе достаточно дорогую систему для ресторанного бизнеса, потратили в общей сложности огромное количество денег, и что в итоге? Эта прекрасная система им не подошла. Просто потому, что она не «заточена» под торговлю, у нее другая логика, она, например, не поддерживает CRM и ряд других жизненно важных для торговли бизнес-процессов. В итоге систему пришлось менять, и все потраченные деньги оказались «коту под хвост».

Легкость интеграции с другими системами. Об этой опции мало кто задумывается на старте, но при росте вашего бизнеса вы обязательно с этим столкнетесь. Рано или поздно у вас появится желание и необходимость что-то внедрить, какой-то дополнительный функционал, с чем-то вашу систему интегрировать и т.д. То есть, ей надо будет «подружиться», например, с CRM или чем-то еще, а значит у нее должны быть API на все жизненно важные функции.

Автор: Иван Воробьев, руководитель дирекции по развитию бизнеса, i-Retail