WMS для фулфилмент - оператора Бета ПРО: загрузка завершена

Огромная производственная база площадью 25 000 кв. м, работающая в режиме 24/7, обработка более 23 000 отправлений в сутки и 500 сотрудников, работающих ежедневно. Как контролировать весь этот непростой процесс, который ежедневно разворачивается на производстве фулфилмент-оператора «Бета ПРО»? 

Управление всеми процессами, проходящими на складе, – начиная от приемки товара и заканчивая передачей готовых заказов в службу доставки – осуществляется посредством WMS (системы управления складом).    

Специалисты компании «Бета ПРО» решили поделиться своим опытом внедрения новой системы управления складом и подробно рассказать о выборе подрядчика, о процессе подготовки складских помещений к вводу WMS-системы и о достигнутых результатах.

Предыстория

Каковы основные предпосылки решения о смене WMS-системы?

Рассказывает Константин Калинин, коммерческий директор фулфилмент-оператора «Бета ПРО»:

Чтобы ответить на вопрос о том, почему мы решили инвестировать в новую WMS-систему, нужно немного углубиться в историю. А история «Беты» началась с материнской компании «Мир книги». Еще в 90-х годах «Бета» была производственным подразделением «Мира книги» и осуществляла для него фулфилмент-процессы. В то время еще и слова «фулфилмент» не знали, а уж говорить о каком-то программном продукте, написанном непосредственно для сферы фулфилмента, – было бы как минимум странно. Писали все сами – под свои нужды и задачи. Естественно, на тот момент никто не представлял, каким будет рынок фулфилмента через несколько лет, как он будет развиваться, не были понятны потребности этого рынка. Задачи писались под обработку и отправление каталожной продукции компании «Мир книги». Поэтому программный продукт для нашей компании был написан на основе СУБД (систем управления базами данных), буквально «на коленке». Так был задан некий вектор развития «Беты». Тогда речь шла даже не о WMS-системе, а о системе, позволяющей хоть как-то автоматизировать процессы фулфилмента и управлять ими.

Прошло время, стало понятно, что услуги фулфилмента востребованы на рынке. В конце 1990-х годов компания «Бета» начала продавать эти услуги сторонним клиентам. Примерно тогда же начал развиваться и рынок e-commerce в целом. К нам стали обращаться клиенты, бизнес-процессы которых существенным образом отличались от бизнес-процессов компании «Мир книги» как с точки зрения видов хранимой продукции, так и с точки зрения скорости обработки товара, его отправки и т.д. Из-за появления новых – сторонних – клиентов у нас возникла потребность в изменении существующей системы управления складом. Система стала обрастать разными надстройками, кроме того, приходилось постоянно внедрять какие-то доработки – не системные, а под каждого конкретного клиента, при этом они часто противоречили друг другу. И так продолжалось до 2016 года, когда стало понятно, что одна система разделилась уже на две или три параллельные системы с разными надстройками – для сторонних клиентов, для внутренних клиентов и т.д. Управлять этими системами и надстройками стало очень сложно – это во-первых.

Во-вторых, нам стало понятно, что нужно рынку e-commerce и, главное, какое место на этом рынке занимает “Бета ПРО”. Старая WMS-система была не в состоянии решать те задачи, которые в настоящий момент ставит e-commerce, – e-commerce небольшого  и среднего объема, на который сейчас ориентируется «Бета». К тому времени рынком уже были сформированы общие стандартные требования к понятию «WMS-система». Все это привело к тому, что решение было принято в пользу сторонней WMS-системы.

Принимая решение о разработке новой WMS-системы, мы ставили перед собой следующие цели:

1. Отслеживать движение товара на всех этапах приемки, хранения и обработки (включая даже время прихода машин с товаром и перемещения в лифтах, если оно происходит);
2. Рассчитывать себестоимость и хронометраж по операциям;
3. Управлять операциями на складе с учетом специфики всех видов товаров;
4. Вести учет производительности труда, а также применять KPI для персонала;
5. Увеличить точность и скорость выполнения складских операций.

Разработчики новой WMS – жесткий отбор

После принятия решения о внедрении специалисты “Бета ПРО” приступили к поискам компании-подрядчика, которая осуществит проектирование и написание новой WMS-системы. При выборе разработчика учитывался опыт его работы, а также пристально изучались проекты написанных каждым конкретным подрядчиком WMS-систем.

Рассказывает Максим Ядыкин, директор IT-Департамента фулфилмент-оператора “Бета ПРО”

Мы тщательно проверяли репутацию будущего разработчика. В результате созданием WMS-системы для нашего склада занимались специалисты компании TopLog, широко известной на рынке благодаря своему опыту проектирования WMS-систем. Например, они внедряли WMS-систему на большом комплексе под Нижним Новгородом, куда мы ездили на экскурсию, чтобы посмотреть, каким образом там все организовано. Кроме того, они работали с такой известной компанией, как Komatsu, с сетью автосалонов Major, компаниями «Faberlic» и «Дикая орхидея»,  холдингом «Сладкая жизнь» и это также повлияло на наш выбор.

При разработке WMS-системы для нашего склада специалисты TopLog столкнулись с некоторыми трудностями, так как у себя на производстве мы используем множество разных алгоритмов. Например, расчеты по нашей системе биллинга уникальны, ведь в рамках этой системы происходит разделение товара по весо-габаритным характеристикам, по учету, по отгрузке, по приемке и т.д. Однако сотрудники TopLog успешно справились со всеми этими трудностями.

На WMS не экономят

Заранее оценить затраты на новое программное обеспечение практически невозможно. Особенно если оно разрабатывается для компании со сложными производственными процессами. Так сколько может стоить разработка и внедрение новой системы управления складом?

Константин Калинин: Что касается затрат на WMS-систему, то здесь все относительно. Написание и установка нашей новой WMS-системы стоили несколько десятков миллионов рублей. Для небольшого интернет-магазина это запредельная сумма, а для компании масштаба, например, Microsoft – копейки. Для нас это тоже весьма приличная сумма, но мы понимаем, что в качественную WMS-систему необходимо инвестировать. Она необходима нам, если мы хотим в современных рыночных условиях соответствовать запросам клиентов. Ведь возможности новой WMS-системы – несопоставимы с возможностями той системы, которой мы пользовались ранее.

Технические особенности

После выбора компании-разработчика и составления технического задания начался процесс проектирования и написания WMS-системы. Стоит отметить, что такие системы не создаются с нуля. У компаний, профессионально занимающихся разработкой WMS, всегда есть базовое ядро, состоящее из нескольких модулей, на основе которого и создается система управления складом для определенного предприятия. В зависимости от требований заказчика это базовое ядро постоянно дополняется какими-то надстройками. Создание новой WMS-системы для склада “Бета ПРО” стало долгим и трудозатратным процессом, ведь даже после написания технического задания в него постоянно вносились изменения – по мере появления новых клиентов. Таким образом, между решением о покупке WMS-системы и ее вводом в эксплуатацию прошло немало времени. 

Максим Ядыкин: Обсуждать покупку новой WMS-системы мы начали где-то в первой половине прошлого года. После того, как был заключен договор с компанией TopLog, началась разработка технического задания, в которое постоянно вносились изменения, – ведь компании нужна была гибкая WMS-система. Мы учли требования тех клиентов, которых уже обслуживали, а также возможные изменения на рынке фулфилмента в будущем.   

Специалистам “Бета ПРО” нужно было решить еще один весьма важный вопрос: на базе какой платформы будет написана новая система управления складом? К платформе для WMS-системы предъявлялось несколько требований. Она должна была быть:

1. Простой в использовании и освоении всеми сотрудниками компании;
2. Понятной для программистов;
3. Способной легко интегрироваться с другими программами;
4. Гибкой, готовой к изменениям. WMS-система постоянно совершенствуется, чтобы и в будущем соответствовать запросам рынка

Константин Калинин: Для написания нашей новой WMS-системы была выбрана платформа 1C, как одна из самых известных и активно развивающихся IT-систем. Когда рынок будет ставить перед нами какие-то новые задачи, которые мы должны будем решить, мы сможем очень оперативно что-то добавлять и дописывать, улучшая систему. Мы собираемся постоянно совершенствовать WMS-систему, чтобы она менялась не только вместе с развитием рынка e-commerce, но и с IT-рынком в целом.

Максим Ядыкин: Для создания WMS-системы использовалась платформа 1C – она не является какой-то малоизвестной разработкой, и в случае расширения штата компании мы всегда сможем найти новых специалистов, которые будет сопровождать эту систему. В результате компания не зависит от одного программиста, разрабатывающего решения для WMS-системы на самодельной платформе. Так что сейчас у нас все построено на универсальной платформе 1C.  

Готовность №1

Перед внедрением системы на складе прошла полномасштабная подготовка: специалисты приобрели дополнительное оборудование, а также провели обучение персонала перед работой с новой WMS.

Максим Ядыкин: Ранее, например, мы не использовали этикеточные принтеры, а на столах упаковки у нас не было никакого оборудования. Заранее печаталась стопка почтовых ярлыков, подбирались отправления, дальше вручную происходило сопоставление заказа с адресным ярлыком. На столе упаковки все это упаковывалось, приклеивался ярлык, и заказы шли далее, по конвейеру – на столы паллетизации, где отправления приходилось еще раз сканировать для того, чтобы система распознала, что отправление сформировано корректно и готово к отгрузке. Сейчас этот процесс модернизирован, и один стол является и столом упаковки, и столом для сканирования финальных отправлений. Здесь осуществляется весь цикл подготовки отправления, начиная с момента забора со склада.

На нашем складе также был оборудован участок тестирования, и люди, которые изначально там работали, обучались сотрудниками TopLog. Сейчас эти люди являются “кузницей кадров” – они постепенно распределяются на различные участки нашего производства с целью передачи своих знаний остальным сотрудникам. Кроме того, сотрудники с разных участков, наоборот, приходят по обмену на участок тестирования, обучаться работе с новой программой.

Ретроспектива и планы на будущее

Чем же новая WMS-системы отличается от старой – самописной – системы, которой раньше пользовались сотрудники “Бета ПРО”?

Максим Ядыкин: Благодаря новой WMS-системе мы можем отслеживать движение товара на всех этапах хранения и обработки, высчитывать время выполнения складских операций, их себестоимость, определять количество отправлений за период времени. Зная также, сколько человек занималось обработкой заказов, мы можем вести учет производительности труда и рассчитать KPI для персонала. Ранее подобные процессы были довольно трудоемкими, а порой и вовсе невыполнимыми. 

Также можно сказать, что после внедрения новой WMS-системы скорость выполнения операций на производстве соответствует нашим ожиданиям. Нам есть, куда стремиться, но зачастую это связано не с тем, что люди медленно работают, а с настройкой периферийного оборудования.

Изменился и процесс управления маршрутами на складе. Ранее у нас были с этим сложности, а сейчас мы можем управлять маршрутами по сбору заказов для разных служб доставки. То есть, например, мы задаем маршрут – нам нужно отгрузить отправления для Почты России. Причем у нас есть какие-то заказы, которые нужно отгрузить в первую очередь. Мы можем проставить для них в WMS-системе высокую критичность подбора, и они уйдут на погрузку в первую очередь. Есть возможность и управления заказами по мере загрузки в систему – от старых к новым. Обрабатываются сначала старые заказы, и так далее, по очереди, потому что в WMS-системе видна дата загрузки заказа.

При этом благодаря запуску новой WMS-системы специалисты “Бета ПРО” разработали дополнительные складские операции для более тщательного контроля за обработкой и передачей заказов в службу доставки.

Максим Ядыкин: Корректное размещение адресных ярлыков – один из важных этапов в формировании отправления. В качестве дополнительного метода контроля на данном этапе мы ввели дополнительную операцию – сканирование адресного ярлыка. Сейчас у нас проводится финальное сканирование штрих-кода на адресном ярлыке – это помогает нам исключить возможность ошибок и зафиксировать время, в течение которого мы начали и закончили сборку отправления.

Для получения полномасштабной аналитики с точки зрения сравнения старой и новой WMS-системы требуется время. Процесс интеграции новой WMS-системы со складским оборудованием закончился совсем недавно, но уже к началу 2017 года  на новую платформу были переведены все клиенты компании.

Максим Ядыкин: Система уже запущена на полную мощность, но еще происходят корректировки процессов. Небольшие трудности бывают всегда, но это не означает, что что-то идет не так. Внедрение любой новой программы, тем более на таком крупном предприятии, всегда сопровождается какими-то исправлениями. И наша цель – своевременно вносить эти исправления и доработки.

При этом уже заметно, что увеличились скорость и эффективность выполнения операций. И это еще одна из причин, по которым мы решили инвестировать в новую систему, – благодаря ей есть возможность ввести KPI, учитывать производительность труда и премировать сотрудников за перевыполнение плана.

Константин Калинин: На нашем производстве есть опытный участок, на базе которого тестировалась и внедрялась новая WMS-система. Там мы наблюдали увеличение производительности по некоторым операциям в несколько раз. И все в плюсе: и персонал получает больше денег за счет того, что он заинтересован в увеличении выработки, и компания получает больший профит за счет повышения производительности.

С заботой о клиентах

Внедрение новой WMS-системы на производстве “Бета ПРО” отразилось не только на внутренних бизнес-процессах компании. Благодаря новой WMS компания сможет предоставлять фулфилмент-услуги самым разным клиентам, в том числе и компаниям с очень сложными требованиями. Кроме того, должна повыситься лояльность клиентов, для которых была разработана прозрачная система отчетности. Отслеживая все операции, происходящие на складе, клиент всегда будет знать, сколько и за что он платит. И это далеко не все плюсы работы с клиентами на базе новой WMS-системы.

Константин Калинин: Благодаря внедрению новой WMS-системы мы сможем предоставлять нашим клиентам качественные сервисы: отчет по выполненным операциям, прозрачность по срокам перевода наложенного платежа, выкупы по разным каналам доставки и т.д.

Кроме того, когда в конечном итоге мы все подсчитаем, то, понимая себестоимость всех происходящих на складе процессов, сможем предложить своим клиентам приемлемые цены на наши услуги, ведь в результате снижения себестоимости складских операций снизится и их стоимость для клиентов. Используя новую WMS-систему, мы сможем более гибко управлять ценовой политикой и снизить финансовую нагрузку на клиентов, что увеличит конкурентоспособность нашей компании. Все эти факторы формируют ключевые преимущества перед другими компаниями, у которых подобной системы пока еще нет.

Дынин Павел, маркетолог фулфилмент – оператора «Бета ПРО»