Как сделать каждую встречу максимально продуктивной? 6 советов

1. Начинайте встречу вовремя

Все просто: если вы не начнете встречу вовремя, закончить ее к запланированному времени вряд ли получится, и это значит, что придется сдвигать весь остальной график. А это мало кому понравится.

2. Составляйте и рассылайте список вопросов

Не стоит полагаться на собственную память и способность управлять инициативой других участников встречи. Список вопросов для обсуждения не только освобождает вас от необходимости держать все в голове и высвобождает некоторые ресурсы мозга для обработки других задач, но и позволяет не распыляться и направлять энергию участников в нужное русло. Плюс, заранее высланный список вопросов для обсуждения дает приглашенным на встречу людям возможность подготовиться.

3. Приглашайте только тех, кто действительно нужен

Тщательно продумывайте состав участников встречи. Приглашая людей, которых повестка дня касается не совсем, вы рискуете получить некомпетентные мнения, просьбы пояснений и потраченное впустую время. Не приглашая тех, кого обсуждаемые вопросы касаются непосредственно, вы рискуете не получить ответы на вопросы. Хотя, справедливости ради следует сказать, что люди, которых вопросы касаются косвенно, порой могут дать свежую оценку ситуации, ведь их глаз не «замылен».

4. Заранее определяйте длительность встречи и вписывайтесь в эти рамки

Зная количество и качество вопросов, которые предстоит обсудить, и основываясь на собственном опыте и намерениях, вы можете заранее определить, сколько времени займет встреча. Сделайте это, вместе с повесткой встречи разошлите ее участникам тайминг и, если все пройдет по намеченному плану и в намеченных временных рамках, ощущение завершенности по итогам встречи придаст всем импульс на весь оставшийся день.

5. Будьте готовы отложить решение некоторых вопросов

Даже если вы продумали встречу от и до, подготовили список вопросов, знаете, какие вам нужны ответы, в ходе общения с коллегами могут «всплыть» новые обстоятельства, ввиду которых решить ту или иную задачу здесь и сейчас станет невозможным. Будьте готовы к такому повороту событий и без лишних переживаний откладывайте такие задачи на будущее. Не тратьте время зря.

6. Всегда составляйте план действий каждого по итогам встречи

Ведь вы собирались для того, чтобы обсудить вопросы и решить задачи, так? По идее, это значит, что каждый участник должен что-то сделать. Записывайте это «что-то» и раздавайте списки действий по итогам встречи каждому участнику. Не полагайтесь на память и ответственное отношение коллег.
Какие приемы и хитрости есть в вашем арсенале? Делитесь опытом в комментариях, пожалуйста.