Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Систематизация процессов в бизнесе очень важная задача. Всё может пойти наперекосяк если нет чёткого плана действий и его визуального представления. Сегодня рассказ о нововведении одной компании, которое сделало работу по сделкам прозрачной и украсило скучную стену. Берём на заметку и внедряем!

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Предпосылки

Перед тем, как проект берется в работу, он проходит через «переговорные» этапы: брифование, обсуждение бюджета и т.п. Всем этим занимается аккаунт-менеджер. У нас два аккаунта и на каждом одновременно «висит» по нескольку десятков проектов.

Владимир Завертайлов: Все проекты ведутся в CRM, но там все крайне непрозрачно и пользоваться им для планирования аккаунт-менеджеров — ужасно неудобно. А разрабатывать софт, заточенный под наши процессы — долго. Поэтому для начала мы сделали вот такой «бумажный прототип».

Суть

Прямо за спинами наших аккаунт-менеджеров есть доска (по сути канбан). На доске две главных колонки: «Новые» и «В работе». Еще есть три блока с вот такими иконками-статусами:

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Символизируют они «проект удачно продвигается дальше», «проект заморожен», «проект гарантированно не состоится».

Еще есть правая часть доски с планом личных встреч с клиентами, но о ней позже.

За 12 минут до. Клиент обращается в студию. Вместе с аккаунтом они беседуют о проекте и его целях, и уже 12 минут спустя аккаунт может назвать клиенту ориентировочную «вилку» стоимости. Если бюджет устраивает клиента, на него «заводится» вот такая карточка:

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Если коротко

Карточки меняют статусы, движутся по доске слева направо —«новые задачи», затем «переговоры», затем один из трех вариантов, о которых ниже.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

В идеале каждая карточка должна перейти в Transition (проект передан в работу). В худшем сценарии карточка попадает в «несостоявшиеся проекты». Статус Hold («заморожены», «на паузе») — для проектов, судьба которых пока не ясна.

Доска ежедневно обновляется, конечно же.

Если подробно

1 этап. Клиента устраивает наше предложение. Аккаунт-менеджер назначает дату и время следующего разговора, начинает готовить коммерческое предложение и параллельно заводит новую карточку. В нее на данном этапе можно вписать дату запланированного разговора и поставить галку в поле «вилка подошла».

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

2 этап. Аккаунт-менеджер отправляет подготовленное коммерческое предложение, где в том числе приводит более детальную смету, чем при первом контакте. В поле «смета отправлена» ставится еще одна галка. Совсем хорошо — если у аккаунта получается подружиться с клиентом в социальных сетях, а абсолютный вин — это когда клиент соглашается на личную встречу. По одной галке в карточке, соответственно.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

3 этап. Когда клиент ознакомился с коммерческим предложением и оценкой, и его все устраивает — карточку можно переносить из «новых» в «переговоры». Готово!

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

4 этап. После того, как переговоры по проекту состоялись, в идеале заключается договор на разработку. Но иногда для договора нужна более детальная оценка (технически сложный или инновационный проект) — тогда он передается руководителю проектов. В обоих случаях карточка приобретает статус Transition («передана в работу»). Если что-то пошло не так, скажем, у клиента финансовые трудности, либо он все еще выбирает подрядчика, карточка получает статус Hold («заморожена») или попадает в несостоявшиеся проекты. По обстоятельствам.

Доска сделок и преимущества, которые мы в ней нашли

Инструмент планирования

Утренние планерки по сделкам проводятся прямо у доски, директором и аккаунтами. На выяснение статусов сделок экономится куча времени.

100% визуальность

У сделок нет шансов «потеряться», а у клиентов — остатьcя без внимания аккаунт-менеджера (у которого, на минутку, мозг порой разрывается между сотней задач).

Органайзер для аккаунта

По любой из сделок можно выяснить ее текущее состояние, вспомнить запланированные дела по каждой, понять общую картину. Буквально с первого взгляда, да

Инструмент для краткосрочных прогнозов

На каждой карточке есть цветная кнопка. Зеленая означает «сделка состоится почти наверняка». Желтая значит «клиент размышляет и выбирает». Красная — «сделка с большой вероятностью не состоится». Окинув взглядом доску, можно понять, сколько примерно проектов назревает и предварительно зарезервировать ресурсы на разработку.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Интегрированный планировщик встреч

В правой части доски находится график личных встреч с клиентами — он заполняется в течение двух недель работы. Для нас это удобно потому, что большая часть клиентов — в Москве, и руководитель бывает там примерно раз в две недели. Итого на момент московской «командировки» у него на руках есть 2 полностью распланированных дня встреч.

Канбан-доска для сделок. Систематизируем лиды

Валерия, аккаунт-менеджер: Началось все со страха — в один чудесный понедельник на планерке мы просидели около часа, Владимир нервничал, не понимая, когда заявка пришла и какой у нее статус сейчас. Ему было страшно планировать, мне — планироваться. Представляете, 83 лида. Каждый открыть, обсудить, проставить статус, закрыть, запланировать следующий шаг в календарь. Решили в срочном порядке упрощать эту процедуру и визуализировать весь наш входящий поток. Вот так чтобы — раз, посмотрел на доску и сразу понял, что к чему. Что получили в итоге? Время сократилось до 15-30 минут (зависит от количества лидов на настоящий момент), быстрый и простой контроль заявок. В сто раз удобнее и проще встать, передвинуть карточку в следующий столбец, чем редактировать данные в CRM.
Автор: Игорь Назаров

Подписаться на новости

Читайте также

20 вредных советов для интернет-магазинов

Все в детстве читали «Вредные советы» Григория Остера. А что если переложить их по взрослому на ecommerce-бизнес?
InteractiveCenter решил собрать у своих клиентов и друзей интернет-магазинщиков мнения о том, чего не следует делать в ecommerce, чтобы ни в коем случае не получить еще больше прибыли.)

далее →

11 апреля / Комментарии

Александр Гельман о крокодилах в ecommerce и почему их нужно оставить в покое

Сегодня дорогие мои коллеги, мы поговорим о крокодилах. Неожиданно да? Сам в шоке. Почему чаще всего про екоммерс и мои какие-то проблемы, а теперь про крокодилов спросите вы? Хотя ладно, не спросите. Но я, поскольку очень люблю показать какой я очень умный и всех этим постоянно достаю, отвечу на этот вопрос еще и потому, что в последнее время среди коллег, занимающихся екоммерсом, слышу странные призывы.

далее →

30 марта / Комментарии

Как лучше всего заканчивать запрос отзыва? Результаты исследования

Есть такой старый короткий анекдот: «"Документы на стол! - закричал Штирлиц и врезал Мюллеру в ухо. - Кстати, Мюллер, не найдется ли у Вас канцелярских скрепок?" Голос за кадром: Штирлиц знал, что лучше всего запоминается последняя фраза, и если Мюллера спросят, зачем приходил Штирлиц, тот ответит: "За канцелярскими скрепками"». Оказывается, в этом анекдоте есть доля истины. Email-сервис Boomerang изучил 350.000 писем и выяснил, какие фразы в завершении послания лучше всего стимулируют получателя всё-таки дать свой ответ.

далее →

27 марта / Комментарии

Реалити-шоу пришло в eCommerce. Невозможное возможно

Недавно коллеги из CS-Cart публично объявили о своей готовности уже в ближайшее время запустить уникальный проект - eCommerce реалити шоу. Эксперт в области электронной торговли на ваших глазах запустит с нуля интернет-магазин и выведет его в прибыль всего за 3 месяца.

далее →

23 марта / Комментарии

Основные события 2016 года в российском e-commerce

О своем взгляде на события, определившие облик российского рынка интернет-торговли в 2016 году рассказывают: партнер исследовательского агентства Data Insight Федор Вирин, президент Национальной ассоциации дистанционной торговли Александр Иванов, генеральный директор Ozon Доставка Зоя Ли, директор по маркетингу компании «Аудиомания» Тимофей Шиколенков, глава PR в компании Avito Андрей Барковский, генеральный директор Pick Point Надежда Романова.

далее →

X
Нажмите «Нравится»,
чтобы читать Shopolog.ru в Facebook