Система управления SMM-проектами своими руками или карманный Digital Project Management

Смотрите в каталоге

Вы — сотрудник агентства, SMM-фрилансер или SMM-менеджер в компании? Это значит, у вас есть несколько SMM-проектов, которыми необходимо управлять. В рамках каждого из проектов есть определенный ряд задач, появились субподрядчики, и записей в модном молескине уже не хватает :)Пришло время всерьез заняться Digital Project Management, а для этого нужно либо начать использовать один из многих имеющихся сервисов управления проектами (как платных, так и бесплатных), либо сделать его самостоятельно. Поэтому мы решили рассказать, как создать такой инструмент самостоятельно при помощи Google.Docs (а совсем команда YouScan уже использовали Google.Docs для создания отчетов об эффективности SMM).

Супершаблон

Все начинается с обычной таблицы Google.Docs, каждая строка в которой — это одна задача, независимо от того, насколько она мелкая. Столбцы используем такие (это только основа, расширять и улучшать можно до бесконечности):

  • Клиент
  • Платформа (у некоторых клиентов может быть несколько сайтов, с которыми могут работать разные аккаунт-менеджеры).
  • Аккаунт-менеджер.
  • Задача.
  • Дата завершения.
  • Бюджет.
  • Оставшееся время.
  • Стадия исполнения.
  • Примечания.

По клику откроется изображение большего размераВ строке «Итого» (выделена серым) по каждой клиентоплатформе подводится итог: сколько потрачено времени, сколько еще нужно времени, состояние бюджета.

Цветовое кодирование

Как видите, статус заданий имеет свой цветовой код, что облегает восприятие информации. Есть три типа статусов:

  • Завершено
  • В работе
  • Проблемное (нечто, чем мы не можем управлять, мешает нам выполнить задание, конкретизируем в комментариях).

Чтобы не заливать ячейки цветом вручную, используем функцию «Проверка данных» по клику правой кнопки на ячейке:Это позволит выбирать статусы из списка, а не писать их словами каждый раз, а теперь при помощи правого клика на ячейке и «условного форматирования» задаем цветовой код:Теперь осталось разобраться с цветовым кодированием дат, в этом случае используем более продвинутое условное форматирование. Наша цель — автоматически изменить цвет ячейки в зависимости от того сколько дней осталось до завершения задачи. Легенда:

  • Если осталось больше недели, то все ок, ячейка зеленая.
  • От 6 до 2 дней — ячейка становится оранжевой
  • От 48 до 24 часов — ячейка становится красной
  • Менее 24 часов до дедлайна — ячейка краснеет еще больше.
  • Дедлайн пройден — ячейка становится черной, а текст белым.

Вот так это выглядит:А вот как выглядят сами настройки:

Тайм-менеджмент

Мы уже почти сделали крутую систему управления SMM-проектами с цветовой дифференциацией штанов. Но в ней не хватает еще одной очень полезной фичи — оповещения по email, например, о выполнении или невыполнении конкретной задачи, или о скором завершении работ. Сделать это не сложно, тем более вся необходимая информация у нас уже есть:

  • Общие затраты времени по клиентоплатформе.
  • Время, оставшееся до завершения каждой невыполненной задачи.
  • Время, которое уже отработано.

Исходя из этих данных можем легко рассчитать, сколько времени еще нужно для выполнения задач:Оставшееся время=SUM(Общие затраты-(SUM уже потраченного времени по всем задачам))Содержимое колонки I (в нашем примере) будет обновляться каждый раз, когда документ будет редактироваться. Теперь осталось только настроить уведомление заинтересованных лиц по email, и делаем мы это при помощи скрипта.Скрипт будет работать каждый раз, когда редактируется документ. Если оставшееся время (колонка I) будет равно или менее 2 ч, тогда оповещение об этом будет отправляться на электронную почту менеджера (настроить скрипт можно и по другому, все в ваших руках).Для работы скрипта используются следующая информация:

  • Платформа.
  • Оставшееся время.
  • Триггер, по которому будет срабатывать скрипт (в нашем случае 2 часа).
  • Email.
  • Колонка для уведомления об отправке (если ее не будет, то менеджер получит очень много писем :)

Скрипт добавляем в «Редакторе скриптов»А вот сам скрипт, в выделенных желтым местах его надо настроить, соответственно комментариям после //: function notifyManagement() { // Начало редактирования  ###############var testing = false; // false = Live emails… true = Browser popup...// Колонка с задачамиvar taskColumn = "B";// Колонка с оставшимся временемvar timeLeftColumn = "I";// Количество оставшихся часов (меньше X), при достижении которого будет приходить оповещениеvar HourTrigger = "3";// Колонка для оповещенийvar managementNotifiedColumn = "O";// Email в следующем формате ['','','']var managementEmails = ["joe@bloggs.com","someone@else.com"];// Конец редактирования ##################var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();var lastRow = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getMaxRows();var row = 0;// loop through the timeleft columnfor(row=1; row < lastRow; row++){var cell = timeLeftColumn + row;var managementCell = managementNotifiedColumn + row;var taskCell = taskColumn + row;// let us get all the values ready for checkingvar timeLeft = sheet.getRange(cell).getValue();var notified = sheet.getRange(managementCell).getValue();var taskName = sheet.getRange(taskCell).getValue();//check to see if we should send an emailif ((timeLeft < HourTrigger) && (!notified) && (isInt(timeLeft))) {// Set the notified cellsheet.getRange(managementCell).setValue(«1»);// email managementfor (var i = 0; i < managementEmails.length; i++) {if (testing) { Browser.msgBox(«Email to » + managementEmails[i] + "\n" + taskName + " time managementccccss warning!"); }else {MailApp.sendEmail(managementEmails[i], taskName + " time managementccccss warning!", taskName + " has " + timeLeft + " hours remaining");} // end testing check} // end of send emails loop} // end of checking if we should notify} // end of for loop of all rows} // end of mailMe functionfunction isInt(n) {return typeof n === 'number' && n % 1 == 0;}В каждом из ваших скриптов можно настроить триггеры для срабатывания (в нашем случае отправки email). Идем сюда: «Инструменты — Редактор скриптов — Ресурсы — Триггеры текущего проекта», и делам вот так (в этом случае скрипт будет срабатывать только при редактировании документа):

Командная работа с супершаблоном

Грош цена такому инструменту, с которым не могут работать сразу несколько пользователей. У Google.Docs с этим все в порядке, для обмена информацией мы будем использовать колонку «Примечания» и комментарии.В примечаниях можно указывать различные ссылки на материалы, которые необходимы для выполнения конкретного задания, писать пояснения и прочее.Комментарии интереснее. Правый клик по конкретной ячейке и вы можете добавить любой комментарий.  Используя @или + можно указать юзера, которому на email придет уведомление о новом комментарии с его упоминанием. На ячейке с комментарием в правом верхнем углу появится маленький оранжевый ярлык, наведя на который курсор, вы увидите комментарий во всплывшем окне.Если вы наведете курсор на окно с комментарием, то в правом верхнем углу станет активной кнопка «Вопрос решен». После клика на нее оранжевый маркер и сам комментарий исчезнут. Но не навсегда — просмотреть все комментарии можно при помощи кнопки «Комментарии» в правом верхнем углу всего документа.

Поддержание порядка

Со временем, когда проектов станет много, пользоваться супершаблоном станет сложнее. Поэтому необходимо поддерживать порядок и скрывать строки с выполненными заданиями (правый клик — «Скрыть строку»).Еще один вариант — делать временную разбивку по месяцам, то есть работы каждого месяца делать на отдельной вкладке, выполненные работы в новый месяц не переносить.В завершениеЕсли вы не хотите ковыряться с настройкой супершаблона вашей карманной Digital Project Management — системы, то всегда можно найти уже готовые сервисы управления проектами и тайм-менеджмента (не факт, что вам подойдут бесплатные пакеты):BasecampWorksectionTrelloTogglHarvestИ напоследок вот вам ссылка на уже настроенный шаблон (правда на английском), который можно скопировать и пользоваться.Удачного Digital Project Management!Творческий перевод и адаптация материала: команда YouScan.Источник: seomoz.orgСледите за публикациями в удобном для вас формате, в FacebookВконтакте и Twitter.

Компании и сервисы: YouScan, Trello
Автор: youscan YouScan

Подписаться на новости

Читайте также

20 вредных советов для интернет-магазинов

Все в детстве читали «Вредные советы» Григория Остера. А что если переложить их по взрослому на ecommerce-бизнес?
InteractiveCenter решил собрать у своих клиентов и друзей интернет-магазинщиков мнения о том, чего не следует делать в ecommerce, чтобы ни в коем случае не получить еще больше прибыли.)

далее →

11 апреля / Комментарии

Александр Гельман о крокодилах в ecommerce и почему их нужно оставить в покое

Сегодня дорогие мои коллеги, мы поговорим о крокодилах. Неожиданно да? Сам в шоке. Почему чаще всего про екоммерс и мои какие-то проблемы, а теперь про крокодилов спросите вы? Хотя ладно, не спросите. Но я, поскольку очень люблю показать какой я очень умный и всех этим постоянно достаю, отвечу на этот вопрос еще и потому, что в последнее время среди коллег, занимающихся екоммерсом, слышу странные призывы.

далее →

30 марта / Комментарии

Как лучше всего заканчивать запрос отзыва? Результаты исследования

Есть такой старый короткий анекдот: «"Документы на стол! - закричал Штирлиц и врезал Мюллеру в ухо. - Кстати, Мюллер, не найдется ли у Вас канцелярских скрепок?" Голос за кадром: Штирлиц знал, что лучше всего запоминается последняя фраза, и если Мюллера спросят, зачем приходил Штирлиц, тот ответит: "За канцелярскими скрепками"». Оказывается, в этом анекдоте есть доля истины. Email-сервис Boomerang изучил 350.000 писем и выяснил, какие фразы в завершении послания лучше всего стимулируют получателя всё-таки дать свой ответ.

далее →

27 марта / Комментарии

Реалити-шоу пришло в eCommerce. Невозможное возможно

Недавно коллеги из CS-Cart публично объявили о своей готовности уже в ближайшее время запустить уникальный проект - eCommerce реалити шоу. Эксперт в области электронной торговли на ваших глазах запустит с нуля интернет-магазин и выведет его в прибыль всего за 3 месяца.

далее →

23 марта / Комментарии

Основные события 2016 года в российском e-commerce

О своем взгляде на события, определившие облик российского рынка интернет-торговли в 2016 году рассказывают: партнер исследовательского агентства Data Insight Федор Вирин, президент Национальной ассоциации дистанционной торговли Александр Иванов, генеральный директор Ozon Доставка Зоя Ли, директор по маркетингу компании «Аудиомания» Тимофей Шиколенков, глава PR в компании Avito Андрей Барковский, генеральный директор Pick Point Надежда Романова.

далее →

X
Нажмите «Нравится»,
чтобы читать Shopolog.ru в Facebook