Удаленная фискализация: как это работает и что для этого нужно

Платежи с помощью мобильных устройств

6 июня вступили в силу очередные поправки к 54-ФЗ. Помимо отсрочки для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД и патенте, было принято важное изменение — разрешение использовать кассу вне места расчета. То есть, теперь службам доставки официально разрешено использовать только одну кассу и фискализировать оплату удаленно.

Разберемся в том, что для этого нужно и как будет работать удаленная фискализация.

Что было раньше

До принятия поправок продавец обязан был выдавать покупателю фискальный чек на месте совершения сделки. Закон предписывает выдавать чек непосредственно в момент расчета, а расхождение между временем, указанным в кассовом чеке, и реальным временем оплаты не должно превышать 5 минут. Это означало, что чеки, выбитые заранее, за еще не оплаченный заказ, и привезенные курьером вместе с заказом, были нарушением закона. Фактически каждый курьер обязан был иметь с собой мобильное кассовое решение, которое может пробивать чеки, а при необходимости и принимать оплату картой.

Часть компаний на свой страх и риск продолжали пробивать чеки заранее, в момент удаленного оформления заказа или непосредственно перед передачей его курьеру.

Ряд курьерских служб нашли способ сэкономить за счет неоднозначной трактовки норм закона — курьера достаточно было обеспечить смартфоном или планшетом с установленным на нем кассовым ПО, а также компактным беспроводным чекопечатающим устройством, которое печатает в реальном времени бумажную копию фискального чека.

Такой комплект обходился продавцу или владельцу службы доставки в разы дешевле. При этом физически фискализация происходила там, где был установлен фискальный регистратор — в офисе компании или в ЦОДе поставщика услуг.

Как сейчас работает удаленная фискализация

Сейчас работает более простая схема, при которой покупатель может получить электронный чек на email, в СМС или ссылку на него, отсканировав QR-код, который формируется на устройстве курьера.

Все, что нужно для работы курьера, водителя такси или любого другого удаленного сотрудника — это смартфон с кассовым приложением и, при необходимости, компактное чекопечатающее устройство и мобильный терминал для приема оплаты картой.

Выдавая заказ, курьер работает либо с мобильным приложением службы доставки, которое в автоматическом режиме взаимодействует с кассовым приложением удаленной фискализации, либо только с кассовым приложением. В самом простом варианте он выбирает нужный заказ, принимает оплату и выбивает чек.

Если заказ состоит из нескольких позиций, то здесь возможны два варианта. Либо заказ заранее загружается в приложение менеджером доставки, либо курьер вбивает номер заказа, по которому приложение загружает всю информацию о заказе (позиции и количество единиц товара по каждой из них, стоимость и проч.) из системы управления заказами интернет-магазина или курьерской службы.

Если необходимо, курьер может изменить заказ (например, если покупатель отказывается от части товаров).

Можно сформировать чек вручную в кассовом приложении, выбрав нужные товары из заранее загруженного каталога, а также добавить в чек позицию со свободным названием и стоимостью.

После подтверждения оплаты приложение отправляет данные на удаленный сервер фискализации, откуда они уходят в ОФД. Покупатель вправе получить электронный чек, для этого при заказе ему нужно оставить необходимые контактные данные — email или номер мобильного телефона. Также возможен вариант, когда приложение формирует QR-код на смартфоне курьера, покупатель считывает его своим мобильным устройством и по ссылке получает чек за покупку.

Как подключить услугу удаленной фискализации

Выбрать поставщика услуг удаленной фискализации
Если компания только начинает свою деятельность, то нужно купить или взять в аренду фискальное оборудование — кассу, смарт-терминал или фискальный регистратор. Оборудование может находиться где угодно, стабильность и скорость работы будут упираться только в качество связи между курьером и сервером поставщика и сервером и точкой фискализации. Если в компании уже есть зарегистрированная онлайн-касса, которая используется для приема оплат при получении товара, еще одну приобретать не обязательно.
Для подключения к серверу поставщика услуг может потребоваться дополнительное устройство, микрокомпьютер, который управляет кассой из облачного сервиса.
Установить на планшеты или смартфоны удаленных сотрудников приложение для работы с кассой, предоставляемое поставщиком услуг.

После этого продавец или курьерская компания смогут получать данные о продажах на свой сервер автоматически после пробития чека, получать отчеты и выгрузки в системы ведения бухгалтерии или же контролировать их через ОФД.

Как выбрать решение для удаленной фискализации

Сегодня на рынке есть несколько компаний, которые предоставляют услуги удаленной фискализации. Несмотря на то, что официально эта возможность появилась совсем недавно, подобные решения существуют на рынке уже около двух лет.

На что стоит обратить внимание при выборе?

Функциональность мобильного приложения

Мобильное приложение, предоставляемое интегратором, который подключает удаленную фискализацию, должно быть удобным, уметь работать с составом заказа. Кроме того, важно не только принимать от покупателя деньги, но и оформлять возврат, работать с авансами, частичными оплатами, разными НДС и системами налогообложения.

Если курьеру все же удобнее работать с заказом в приложении службы доставки, то приложение для фискализации должно уметь работать «фоном» — просто для передачи данных об оплате на кассу.

Контроль курьеров

Когда каждый курьер работает с выделенным кассовым аппаратом, он может открывать и закрывать смену, получать Z-отчет. По нему специалисты бухгалтерии принимают его суточную работу. Для некоторых служб доставки принципиальна именно такая схема работы.

Но в схеме удаленной фискализации отчет о закрытии смены формируется суммарно по всем курьерам, так как они работают через общий фискальный регистратор. Некоторые интеграторы предоставляют услугу печати нефискального сводного отчета на чекопечатающем устройстве курьера при закрытии смены в кассовом приложении. По ним бухгалтерия сможет учитывать продажи каждого сотрудника.