Переход ритейла на электронный документооборот с поставщиками
Электронный документооборот в ритейле успешно развивается. Так сеть «Лента» начала перевод поставщиков на использование электронных счетов-фактур.
Александр Рогозный, генеральный директор компании Avis Expert отмечает, что долгое время тема юридически значимого межкорпоративного документооборота не двигалась с мертвой точки из-за отсутствия достаточной практики взаимоотношений с налоговой службой и между контрагентами. Сейчас такая практика постепенно появляется и последний год мы наблюдаем резкий рост интереса со стороны ритейла (как сетей, так и крупных интернет-магазинов) к этой теме.
Основные преимущества технологии – во-первых, значительное сокращение стоимости передачи документа (со средних 30 рублей до 4-6 рублей за документ). Во-вторых – радикальное ускорение работы с документами – они отправляются бухгалтером непосредственно из учетной системы, моментально передаются контрагенту, полностью исключены потеря, порча и другие человеческие факторы. Также значительно ускоряется подготовка документов к аудиторским и налоговым проверкам – все истребуемые документы можно выгрузить из системы за считанные минуты.
Основные сложности, с которыми сталкиваются компании – отсутствие полноценного роуминга между всеми операторами ЭДО. Это приводит компании к необходимости подключаться к нескольким операторам или к ведению рутинных переговоров с каждым поставщиком с целью замотивировать его с одним сервисом. Некоторые ритейлеры фиксируют работу в сервисе ЭДО как жесткое условие сотрудничества с поставщиками.
Виктория Сорочинская, OSG Records Management дополняет: в работе с поставщиками зачастую приходится срочно найти и предоставить какой-либо документ – договор, счет, товарная накладная, акт приемки-передачи, протокол разногласия. И, если его нет под рукой и неизвестно, где он находится, компания понесет потери – в прибыли и доле рынка.
Использование «облачных технологий» в оптовых и розничных сетях сохраняет до 60% средств, посредством решения таких вопросов – как хранение, учет и уничтожение бумажного вида документа. Внедряя электронное управление данными, ритейл оптимизирует рабочее время сотрудников и создает прозрачную систему общения с внешними подрядчиками.
